Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia regulo el derecho de las personas a ser protegidas en sus datos personales, a conocerlos, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se haya recolectado en bases de datos privadas o públicas.

A través de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen, se estableció el régimen de protección de datos personales, en cumplimiento de la normatividad vigente la sociedad AGROFÁCIL S.A.S., en su condición de responsable y encargado del manejo de la información personal, establece la presente política de Tratamiento de sus bases de datos, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.

  1. OBJETO

La presente política tiene como objetivos, otorgar información a los titulares de la información contenida en las bases de datos de AGROFÁCIL S.A.S. del cómo puede conocer, rectificar, actualizar y/o cancelar la información sobre datos personales, igualmente, establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales de las personas.

  1. DESTINATARIOS

Esta política de protección será aplicable a las bases de datos personales, tanto físicas como digitales que cree AGROFÁCIL S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y actividades comerciales, que contengan datos personales de sus clientes, afiliados, contratantes y demás personas.

Esta política es de obligatorio cumplimiento para AGROFÁCIL S.A.S. como responsable y tratante de las bases de datos personales que haya creado, en especial los administradores del manejo de bases de datos de la sociedad y por aquellos funcionarios y contratistas que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamo) de información relacionadas con la ley de protección de datos personales.

  1. GLOSARIO

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

 

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

 

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas. o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

  1. PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

  1. a) Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
  2. b) Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  3. c) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  7. g) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. h) Principio de Confidencialidad: Todos los funcionarios y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. AGROFÁCIL S.A.S., se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento.
  9. i) Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
  10. j) Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
  11. k) Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
  12. CATEGORIA DE LOS DATOS

 

  • DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas. o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos

 

  • TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  1. a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

5.1.2. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

AGROFÁCIL S.A.S., informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.

 

  • DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: -Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. -Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y FINALIDAD

En ejercicio de su objeto social, AGROFÁCIL S.A.S. realiza directamente, esto es que, ostenta la calidad de responsable y encargado del Tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores, clientes, visitantes y usuarios de sus zonas comunes y servicios.

 

Así mismo, en cumplimiento de la legislación aplicable, AGROFÁCIL S.A.S. puede requerir transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por éste.

 

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de AGROFÁCIL S.A.S., se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos, conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

 

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según se indica en la presente política.

 

AGROFÁCIL S.A.S., tratará los datos personales de sus empleados y contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes laborales en tres (3) momentos a saber: antes de iniciar la ejecución del vínculo contractual, durante la ejecución del contrato y después de extinta la relación.

 

  • Tratamiento de datos antes iniciar la ejecución de la relación contractual.

 

AGROFÁCIL S.A.S., le informará de forma previa y expresa, a las personas naturales o jurídicas, interesadas en participar en un proceso de selección adelantado por la compañía, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección en cuanto a los titulares de información que aplican a vacantes laborales.

 

AGROFÁCIL S.A.S., una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos suministrados, salvo que los mismos autoricen de forma expresa la destrucción total de la información.

 

La información obtenida por AGROFÁCIL S.A.S., respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicas, entrevistas o cotizaciones, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

 

Cuando AGROFÁCIL S.A.S., contrate el proceso de selección con empresas. y/o personas ajenas a la compañía, en el respectivo contrato que se suscriba, se debe señalar claramente el tratamiento que debe impartir el tercero y las finalidades para las cuales se suministra la información personal de los titulares.

 

La información de los clientes, usuarios y contratistas en general será obtenida a través de llenado de formulario o entrevista verbal de su titular de forma virtual. Las bases de datos personales serán guardadas de forma virtual en la plataforma digital de la sociedad CMR a través de la información otorgada por el cliente por medio de la línea WhatsApp y su página web www.agrofacil.co y llenado del sistema de facturación digital SAP y los archivos digitales de la sociedad.

 

  • Tratamiento durante la ejecución del contrato.

 

AGROFÁCIL S.A.S., se obliga a almacenar los datos e información personales, que obtenga como producto del proceso de selección de los empleados o contratistas, en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

 

Tales carpetas digitales, serán tratadas por la persona de Recursos Humanos o el área comercial o administrativa dependiendo del caso de AGROFÁCIL S.A.S., con la finalidad especifica de permitir el desarrollo de la relación laboral.

 

La información de los empleados y contratistas sólo será suministrada a terceras personas, en virtud de la orden de una autoridad competente; en cualquier otro caso, se encuentra prohibida la divulgación de tales datos personales.

 

Respecto, de clientes, proveedores y contratistas en general, AGROFÁCIL S.A.S. usara los datos personales con el fin de llenar las facturas y el sistema digitalizado contable SAP, para la entrega de los servicios y productos a su destinatario, ello en cada oportunidad a que haya lugar y/o mientras dure la relación contractual a saber, finalmente, AGROFÁCIL S.A.S. también usara los datos personales para enviar al cliente promociones, publicidad e información comercial de la sociedad.

 

Para el efecto, AGROFÁCIL S.A.S. usa tres bases de datos a saber, PLATAFORMA DIGITAL CMR, línea de WhatsApp y pagina web www.agrofacil.co donde el titular de la información crea su propio usuario.

 

 

  • Después de extinta la relación laboral o contractual.

 

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, AGROFÁCIL S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo, sometiendo tal información a un nivel superior de seguridad.

 

Respecto de los datos personales de clientes, usuarios y contratistas en general usada para facturar, dicha información deberá quedar consignada en las facturas efectivamente generadas como es obligación legal de las partes involucradas.

 

El titular podrá mediante la página web, suprimir, actualizar y ejercer sus derechos como titular en el usuario que el mismo haya creado, por lo que, quedará en su plena liberalidad extinguirlo. En caso de tener algún inconveniente con la página podrá solicitarlo a AGROFÁCIL S.A.S. a través de los medios otorgados en esta política.

 

  1. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LOS DATOS

Por regla general, AGROFÁCIL S.A.S. manejara sus bases de datos, será el responsable y el tratante de los mismos, no obstante, AGROFÁCIL S.A.S. podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En todo caso, cuando AGROFÁCIL S.A.S. transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:

  1. Alcances del tratamiento,
  2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,
  3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

  1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
  2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
  3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

 

  1. LEGALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el tratamiento de datos personales, AGROFÁCIL S.A.S. garantiza los siguientes:

8.1. DERECHOS DEL TITULAR

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a él o los Encargados del Tratamiento de
  2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
  3. c) Ser informado por la Entidad o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.
  4. d) Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
  5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que, en el Tratamiento AGROFÁCIL S.A.S. o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.

  1. f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

8.2. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la Entidad una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de video vigilancia y después de haber llenado u otorgado datos personales de forma voluntaria e inequívoca.

 

8.3. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

La información solicitada por los Titulares de información personal será suministrada principalmente por medios electrónicos, esto es al correo electrónico que haya suministrado el titular, o por cualquier otro solo si así lo requiere el Titular. La información suministrada por AGROFÁCIL S.A.S. será entregada sin barreras técnicas que impidan su acceso; su contenido será de fácil lectura, acceso y tendrá que corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

 

8.4. DEBER DE INFORMACIÓN AL TITULAR

AGROFÁCIL S.A.S., al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

  1. a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  2. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  3. c) Los derechos que le asisten como Titular.
  4. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

AGROFÁCIL S.A.S. como responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

 

8.5. PERSONAS A LAS QUE SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:

  1. a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
  2. b) A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

  1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

AGROFÁCIL S.A.S. como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. k) Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
  14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Los encargados por parte de AGROFÁCIL S.A.S. tendrán las siguientes obligaciones:

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
  3. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
  5. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  6. Registrar en las bases de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
  7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  12. Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.

 

  1. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

10.1. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Todos los miembros de AGROFÁCIL S.A.S., al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.

No obstante, lo anterior, las personas encargadas del tratamiento y responsables son el representante legal y la asistente administrativa de la sociedad.

 

10.2. USO DE LA INFORMACIÓN

Los responsables y tratantes de datos personales no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de manera manual, y, si es necesario, de manera directa por parte del titular del dato, en los casos en que así sea necesario, no obstante, por regla general las bases de datos de AGROFÁCIL S.A.S. son digitales.

Únicamente los funcionarios y contratistas autorizados pueden introducir, modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección. Cualquier uso de la información diferente al establecido, será previamente consultado con el representante legal y la asistente administrativa de AGROFÁCIL S.A.S.

El uso de la información será la estipulada en esta política, la cual deberá ser informada al titular con la suscripción de la autorización.

 

10.3. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El almacenamiento de la información será efectuado por AGROFÁCIL S.A.S. a través de medios digitalizados en archivos digitales propios de la documentación y archivos de la sociedad, pagina web y plataforma CMR.

El sistema de facturación se almacenará de la forma en que su legalidad lo exige.

 

10.4. DESTRUCCIÓN

La destrucción de medios electrónicos y/o digitales se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.

 

10.5 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES

Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas.

En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el usuario debe comunicarla a AGROFÁCIL S.A.S. por cualquier medio escrito, quien adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado.

Las incidencias pueden afectar tanto a bases de datos digitales como físicas y generarán las siguientes actividades:

  1. Notificación de Incidentes Cuando se presuma que un incidente pueda afectar o haber afectado a bases de datos con información personal datos personales se deberá informar al asistente administrativo de AGROFÁCIL S.A.S. quien informará al Gerente.
  2. Gestión de Incidentes Es responsabilidad de cada funcionario, contratista, consultor o tercero, reportar de manera oportuna cualquier evento sospechoso, debilidad o violación de políticas que pueden afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos e información personal de la Entidad
  3. Identificación Todos los eventos sospechosos o anormales, tales como aquellos en los que se observe el potencial de perdida de reserva o confidencialidad de la información, deben ser evaluados para determinar si son o no, un incidente y deben ser reportados al nivel adecuado en la organización. Cualquier decisión que involucre a las autoridades de investigación y judiciales debe ser hecha en conjunto con la asistente administrativa y el gerente. La comunicación con dichas autoridades será realizada por ellos mismos.
  4. Reporte Todos los incidentes y eventos sospechosos: deben ser reportados tan pronto como sea posible a través de los canales internos establecidos por AGROFÁCIL S.A.S. Si la información sensible o confidencial es perdida, divulgada a personal no autorizado o se sospecha de alguno de estos eventos, Los funcionarios deben reportar a su jefe directo cualquier daño o pérdida de computadores o cualquiera otro dispositivo, cuando estos contengan datos personales en poder de la sociedad.

A menos que exista una solicitud de la autoridad competente debidamente razonada y justificada, ningún funcionario debe divulgar información sobre sistemas de cómputo, y redes que hayan sido afectadas por un delito informático o abuso de sistema. Para la entrega de información o datos en virtud de orden de autoridad, el área Jurídica deberá intervenir con el fin de prestar el asesoramiento adecuado.

  1. Contención, Investigación y Diagnostico: El gerente debe garantizar que se tomen acciones para investigar y diagnosticar las causas. que generaron el incidente, así como también debe garantizar que todo el proceso de gestión del incidente sea debidamente documentado, apoyado por un técnico en Tecnologías e Informática.
  2. Solución La Oficina de Tecnologías e Informática, así como cualquier área comprometida y los directamente responsables de la gestión de datos personales, deben prevenir que el incidente de seguridad se vuelva a presentar, corrigiendo todas las vulnerabilidades existentes.
  3. Cierre de Incidente y Seguimiento el área de Tecnologías e Informática, juntamente con el gerente y las áreas que usan o requieren la información, iniciarán y documentarán todas las tareas de revisión de las acciones que fueron ejecutadas para remediar el incidente de seguridad. El técnico en informática preparará un análisis anual de los incidentes reportados. Las conclusiones de este informe se utilizarán en la elaboración de campañas de concientización que ayuden a minimizar la probabilidad de incidentes futuros.
  4. Reporte de incidentes ante la SIC como autoridad de control. Se reportarán como novedades los incidentes de seguridad que afecten la base de datos.
  5. i. Denuncia: En caso de detectar un delito informático, AGROFÁCIL S.A.S. a través de su representante legal procederá a realizar la respectiva denuncia ante las autoridades administrativas y judiciales.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS RECLAMOS DE LOS TITULARES

El representante legal y la asistente administrativa de AGROFÁCIL S.A.S., será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.

 

Con tal fin, el titular, su causahabiente o persona con derecho podrá solicitar información o PQRS mediante los siguientes medios.

 

Correo electrónico: gerencia@agrofacil.co

Celular y línea WhatsApp: 3148800137

Teléfono: (04) 3224547

Dirección: carrera 50 No. 32-97 Medellín-Colombia

Sitio web: www.agrofacil.co

 

  • PROCEDIMIENTO DE CONSULTA

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de AGROFÁCIL S.A.S., para lo cual deberán formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla ante el Área encargada en las instalaciones de AGROFÁCIL S.A.S., de lunes a viernes en horario 8 am a 5 pm, en la dirección física, o mediante los canales digitales o telefónicos mencionados.

 

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  • PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de AGROFÁCIL S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante AGROFÁCIL S.A.S. en sus canales de contacto, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

 

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud radicada ante el Área Administrativa de AGROFÁCIL S.A.S., de lunes a viernes en horario 8 am a 5 pm, en la dirección física de la ciudad de Medellín o al correo electrónico de la sociedad.

 

  1. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.

 

  1. La solicitud debe contener la siguiente información:

(i) La identificación del Titular.

(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.

(vii) Firma, número de identificación y huella.

(viii) Radicación en original.

 

  1. Si el reclamo resulta incompleto, AGROFÁCIL S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

  1. Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  • RECLAMACIONES SIN CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.

  • DESISTIMIENTO DE RECLAMO

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  • PROCEDIMIENTO PARA LA SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada AGROFÁCIL S.A.S. deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

 

  •  CONTROL DE ACCESO Y VIGILANCIA

AGROFÁCIL S.A.S., utiliza diversos medios de vídeo vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones y zonas comunes.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

 

Las cámaras y sus videos son de uso interno, estos solo se compartirán mediante oficio o solicitud de autoridad u organización de control.

 

Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 30 días en caso de que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

 

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.

 

 

  • PROCESO DE REVISIÓN Y AUDITORIAS DE CONTROL

La Entidad realizará procesos de revisión o auditorías en materia de protección de datos personales verificando de manera directa o a través de terceros, que las políticas y procedimientos se han implementado adecuadamente en la Entidad. Con base a los resultados obtenidos, se diseñarán e implementarán los planes de mejoramiento (preventivos, correctivos y de mejora) necesarios. Por regla general AGROFÁCIL S.A.S. realizará estos procesos de revisión con una periodicidad mínima de un año o de forma extraordinaria ante incidentes graves que afecten a la integridad de las bases de datos personales.

 

  • PERIODO DE VIGENCIA DE BASES DE DATOS Y ACTUALIZACIÓN.

Las Bases de Datos de AGROFÁCIL S.A.S. tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a la Sociedad.

Por su parte, las políticas plasmadas en este documento rigen a partir de su firma y/o la publicación de las mismas en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio y tendrá vigencia indefinida, mientras no sea corregida, suprimida o alterada en cualquiera de sus partes, para el efecto se hará la correspondiente actualización legal y de le dará la efectiva publicidad.

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